Plantilla de implementación · VS01
Una arquitectura para responder llamadas fuera de horario, confirmar citas y reducir no-shows sin contratar más recepción.
Esta plantilla está pensada para un perfil concreto de clínica dental. No es para todas. Si tu clínica no encaja en los criterios de abajo, lo decimos antes de la propuesta y no perdemos tiempo de nadie.
El perfil que se beneficia cumple cuatro condiciones a la vez. Primero, plantilla de entre cinco y quince personas, sumando dentistas, higienistas, auxiliares y recepción. Por debajo de ese tamaño rara vez hay volumen telefónico que justifique los honorarios mensuales. Por encima, la conversación cambia: ya no es VS01, es una arquitectura más amplia. Segundo, base de pacientes activos entre 600 y 1.200, donde "activo" significa al menos una visita en los últimos 24 meses. Tercero, volumen entrante diario de entre 25 y 80 llamadas, contando primera visita, agenda, dudas administrativas y urgencias. Cuarto, software dental ya implantado y con alguna vía de integración, ya sea API REST documentada, webhooks o, en el peor caso, exportación periódica que permita un flujo asíncrono. Trabajamos sobre Klinikare, Dentalink, Doctoralia y Gesden; otros se evalúan en Discovery.
Hay tres perfiles donde decimos que no.
Clínicas con menos de tres sillones. La operativa rara vez exige tantas llamadas fuera de horario como para amortizar el setup, y la integración con el software dental absorbe demasiada parte del coste fijo. Hay alternativas más sencillas: una centralita básica con desvío, un mensaje grabado claro y un canal WhatsApp Business bien gestionado.
Cadenas con call-center centralizado propio. Si ya tienes un equipo humano que gestiona llamadas de varios centros, la pieza que necesitas no es un recepcionista virtual aislado: es asistencia interna al call-center, métricas conjuntas, integración con la herramienta CRM corporativa. Esa conversación es otra plantilla.
Clínicas que ya operan con recepción humana 24/7. Si tu equipo cubre noches y festivos, la recuperación de llamadas perdidas no es un problema y el caso de uso pierde fuerza. La plantilla aporta más en el escenario híbrido: humano en horario, agente cubriendo el resto.
Si tu clínica está en zona gris, responde a cuatro preguntas concretas en una llamada de 30 minutos:
Con esos cuatro datos te decimos si VS01 encaja o si te conviene otra arquitectura. Sin compromiso de avanzar.
Esta es la arquitectura técnica concreta que se despliega cuando contratas VS01. No es una caja negra: cada componente está nombrado, justificado y cubierto por un DPA con su proveedor.
Voz: Retell AI con voz personalizable ElevenLabs. Retell maneja la orquestación de la llamada (pickup, turnos de habla, interrupciones, latencia), y delega la síntesis a ElevenLabs Multilingual v2 con una voz que la clínica elige en setup. Elegimos Retell sobre Vapi por estabilidad en producción y porque su modelo de cobro es predecible. ElevenLabs ofrece la calidad de voz más cercana a humana en español castellano, lo que reduce el rechazo del paciente en los primeros segundos de llamada.
STT: Deepgram Nova-3 español. La transcripción del paciente la hace Deepgram en tiempo real con su modelo Nova-3, que tiene baja latencia en español peninsular y ofrece opt-out completo del entrenamiento (mip_opt_out=true) que aplicamos por defecto. La alternativa Whisper queda relegada a casos asíncronos, no a llamadas en directo.
LLM cerebro: GPT-4o como contexto principal, Claude Sonnet 4.7 para razonamiento de segundo nivel. GPT-4o gestiona el flujo conversacional, mantiene el estado de la llamada y rellena los slots (nombre, motivo, urgencia, hueco preferido). Cuando el paciente describe un caso ambiguo (dolor que puede ser urgencia real o consulta diferible, queja sobre un tratamiento previo, petición fuera de protocolo), el sistema escala a Claude Sonnet con un prompt distinto y un contexto enriquecido de protocolos de la clínica. Esa segunda capa decide si transferir, dejar mensaje o seguir resolviendo. La separación reduce el coste por llamada y mejora la calidad del triage.
Calendario: Cal.com self-hosted con webhooks bidireccionales. Cal.com corre en nuestra infraestructura (Hetzner CX33), no en cloud propietario. Sincroniza huecos disponibles con el software dental en cuanto se confirma cita. La elección self-hosted importa: el calendario contiene datos personales y queremos control directo del backup, del cifrado en reposo y del log de accesos.
Integración software dental: capa de adaptación genérica. Construimos un adaptador por proveedor (Klinikare, Dentalink, Doctoralia, Gesden) que normaliza las operaciones a un modelo común: crear_cita, cancelar_cita, reagendar, consultar_huecos, actualizar_paciente. Si la API soporta webhooks, escuchamos cambios en tiempo real. Si solo expone REST, hacemos polling cada 60 segundos sobre los próximos siete días. Si no hay API documentada, el flujo asíncrono usa una bandeja de entrada que recepción humana valida en horario laboral. La arquitectura no asume integración perfecta: asume degradación controlada.
Infraestructura: N8N self-hosted en Hetzner CX33. Los workflows que pegan todas las piezas (transcripción, decisión, calendario, software dental, notificaciones) corren en N8N en nuestro VPS. Versión ≥ 2.x siempre, por las CVE conocidas en versiones anteriores. Los logs van a un Loki cifrado, no a la nube de N8N.
Capa de cumplimiento. Toda llamada se etiqueta como sintética según el artículo 50 del EU AI Act: el paciente oye en los primeros segundos que está hablando con un agente IA, con la opción de pedir traspaso a humano. La grabación se conserva el tiempo mínimo necesario y la base legal del tratamiento se documenta en el DPA Vexakon-clínica. El servidor está dentro de la UE (Falkenstein, Alemania).
Cada elección de stack tiene rollback documentado: si Retell sufre incidente, Vapi puede asumir tráfico en menos de 24h con prompts ya migrados. Si Deepgram cae, Whisper cubre transcripción asíncrona. La arquitectura no tiene punto único de fallo crítico.
La plantilla ataca cuatro vectores. No los ataca a todos con la misma fuerza ni en el mismo plazo. Cuántos puntos porcentuales se materializan en tu clínica depende de tu volumen actual, de la calidad de tu integración con el software dental y de la curva de aprendizaje de tu equipo. No prometemos cifras concretas; prometemos arquitectura para atacarlos.
Vector 1 · Recuperar llamadas perdidas fuera de horario. Qué hace: el agente atiende cualquier llamada entrante 24/7, identifica el motivo, y o bien agenda directamente, o bien deja un registro estructurado para que recepción lo retome al día siguiente. Cuándo se activa: en cuanto el desvío de la centralita está configurado, normalmente al final de la primera semana. Supuestos: tu centralita actual permite desvío condicional fuera de horario; tu número virtual nuevo se publica en web y Google Business. Qué NO promete: no convierte el 100% de llamadas perdidas en citas. Una parte importante de las llamadas fuera de horario son consultas que el paciente prefiere resolver con humano, y el agente los agenda como callback para recepción.
Vector 2 · Confirmaciones automatizadas con respuesta del paciente. Qué hace: 48 horas y 24 horas antes de cada cita, el agente llama (o envía WhatsApp si la clínica tiene Meta Cloud API activa) preguntando si el paciente confirma. Si responde sí, registra confirmación. Si responde no o no responde, ofrece reagendar o libera el hueco para otro paciente. Cuándo se activa: tras dos semanas de soft-launch con un subconjunto de pacientes (tipicamente un solo dentista de la clínica) para ajustar timing y tono. Supuestos: tu base de pacientes tiene teléfonos válidos y consentimiento documentado para contacto. Qué NO promete: no elimina los no-shows. Reduce los evitables (olvido, falta de recordatorio claro), no los inevitables (paciente que decide no acudir y no avisa).
Vector 3 · Triage urgencia / consulta / agenda. Qué hace: cuando entra una llamada, el agente clasifica el motivo en tres cubos. Urgencia (dolor agudo, traumatismo, sangrado, hinchazón) se transfiere al teléfono de guardia que la clínica defina, con resumen previo. Consulta (preguntas administrativas, dudas sobre tratamientos previos, presupuestos) queda registrada para callback en horario. Agenda (primera cita, revisión, limpieza, cita programada) la cierra el agente directamente. Cuándo se activa: el flujo de triage está disponible desde día uno; el ajuste fino de qué se considera urgencia depende del protocolo clínico, que se documenta en Discovery. Supuestos: la clínica tiene un teléfono de guardia o un protocolo claro de derivación. Qué NO promete: el triage es probabilístico. Hay falsos positivos (llamada agendada como urgencia que no lo era) y falsos negativos. Por eso el agente tiende a la prudencia: ante duda, transfiere.
Vector 4 · Reactivación de pacientes inactivos. Qué hace: el agente lanza campañas salientes a pacientes con más de 12 meses sin visita, ofreciendo revisión. Cuándo se activa: solo cuando los tres vectores anteriores están estables, normalmente a partir del mes tres. Supuestos: la clínica tiene consentimiento LSSI documentado para comunicaciones comerciales con esos pacientes. Sin consentimiento, este vector no se activa. Qué NO promete: una campaña de reactivación tiene tasa de conversión modesta por naturaleza (rangos sectoriales del 3% al 8%). No es la palanca principal de retorno.
Cuántas citas adicionales, cuántos no-shows menos, cuántas horas devueltas a recepción: esa cifra se calcula con tus números reales en la calculadora de abajo, no se asume.
La calculadora aplica factores conservadores observados en el sector dental español. Los inputs (llamadas/día, porcentaje de pérdidas fuera de horario, ticket medio, horas administrativas) los rellenas con tus números reales. Los outputs son una estimación con límite superior, no una promesa contractual. Tus resultados dependen del volumen real, de la calidad de tu integración y de cómo tu equipo adopte el flujo. Vexakon no garantiza resultados específicos; sí garantiza la arquitectura, el SLA de implantación y el coste cerrado tras Discovery. Si los outputs te parecen optimistas, ajusta a la baja los porcentajes de captura: la calculadora respeta tus supuestos, no los nuestros.
<RoiCapture />4 de 4 vectores activos.
Estimación · no garantizada. El cálculo aplica factores conservadores observados en el sector. Tus números reales dependerán del volumen, conversión y procesos concretos. Para una estimación cerrada, agenda una consulta técnica.
Esta plantilla está disponible en modo informativo. La calculadora muestra rangos sin captura de lead activa.
Si quieres explorar esta plantilla para tu organización, escríbeme directamente: contacto@vexakon.com.
Las cifras de la tabla provienen de fuentes públicas verificables en la mayor parte de los casos. El Libro Blanco de la profesión dental publicado por el Consejo General de Dentistas y los informes del IDIS sobre sanidad privada en España son los dos referentes principales para tamaño de mercado y plantilla colegial. Las URL apuntan a los documentos originales para que puedas cruzar el dato sin intermediación.
Tres de las cifras están marcadas como [ESTIMACIÓN ORIENTATIVA]. Esto significa que provienen de proveedores del sector (software dental, centralita virtual, plataformas de gestión) que publican rangos en sus comunicaciones comerciales o estudios sectoriales privados, pero no de un estudio académico abierto y revisado por pares en España. Las usamos porque son los datos disponibles, no porque las consideremos definitivas. Si encuentras un estudio mejor, lo sustituimos en la próxima versión de esta plantilla. Cualquier referencia a tasas de no-show, llamadas perdidas o adopción de software no es proyección para Vexakon ni para tu clínica: es el rango sectorial dentro del cual te moverás antes de cualquier intervención. Tu situación real puede estar por encima o por debajo de estos rangos.
| Métrica | Valor | Año | Fuente |
|---|---|---|---|
| Número de dentistas colegiados en España | 41.789 | 2024 | Consejo General de Dentistas · Libro Blanco profesión dental |
| Facturación sector dental privado España | ~3.500-3.800 M€ | 2022 | IDIS · Análisis de Situación Sanidad Privada |
Las cifras sectoriales no son proyecciones para Vexakon ni promesas para tu organización. Son referencias del sector. Tus números reales dependen de tu volumen, conversión y procesos.
El precio del setup inicial y el mantenimiento mensual se cierra tras la fase de Discovery, no en pieza pública. La razón es honesta: el coste real depende de variables que solo conocemos al ver tu software dental, tu volumen real de llamadas y tu protocolo de urgencias. Publicar un precio sin esos datos sería o bien quedarnos cortos y subir después, o bien protegernos al alza y cobrar de más. Ninguna de las dos cosas encaja con cómo trabajamos.
Tras Discovery recibes un presupuesto con setup cerrado, cuota mensual cerrada, lo que incluye y lo que no, y una cláusula de cancelación con 30 días de preaviso, sin penalización ni permanencia. Si decides que no te encaja, mantenemos un acuerdo de confidencialidad sobre lo aprendido en Discovery y se cierra el caso.
Es importante decir lo que la plantilla no cubre, para evitar sorpresas:
Abajo encontrarás una muestra de aproximadamente 18 segundos del agente respondiendo a una llamada típica. La voz y el tono son personalizables, así que esta muestra es referencia, no producto final. Conforme al artículo 50.2 del EU AI Act, el audio está etiquetado como contenido sintético generado por IA: el reproductor lo indica visualmente y el archivo descargable incluye metadatos que lo declaran como tal. Tu paciente, en producción, oye una mención equivalente en los primeros segundos de cualquier llamada real con el agente.
<AudioPlayerCompliant />Las duraciones son orientativas: dependen de la calidad de integración con tu software actual y de la disponibilidad de tu equipo para los gates de validación.
Voz sintetizada generada por inteligencia artificial. Vexakon, plantilla demostrativa. Transcripción pendiente · audio no generado todavía.
ElevenLabs/eleven_multilingual_v2. Metadata ID3v2 aplicada post-síntesis con disclosure v1.0. Conforme con EU AI Act art. 50.2 (vigente desde 2026-08-02). Capa de declaración oral embebida en los primeros 1.8 segundos.