Plantilla de implementación · secundario-estetica
Reduce no-shows, libera recepción y reactiva clientas inactivas con un asistente de WhatsApp integrado a tu sistema de reservas.
Esta plantilla está pensada para un perfil concreto de centro de estética. No es para todos. Si tu centro no encaja, te lo decimos antes de la propuesta y no perdemos tiempo de nadie.
El perfil que se beneficia cumple cuatro condiciones a la vez. Primero, entre tres y quince cabinas activas, sumando estética básica, aparatología y, si procede, medicina estética. Por debajo de tres cabinas el volumen no justifica los honorarios; por encima de quince entra ya en arquitectura ampliada. Segundo, volumen mensual de entre 200 y 1.200 servicios facturados. Tercero, sistema de reservas con API o webhook documentado: trabajamos sobre Booksy, Treatwell, Glofox y sistemas propios con endpoints expuestos. Cuarto, plantilla de servicios cerrada y configurable; el agente confirma y agenda servicios listados, no improvisa tratamientos.
Hay dos perfiles donde decimos que no.
Centros con consulta médica abierta. Si tu volumen depende de consultas iniciales largas con diagnóstico clínico personalizado, el caso de uso cambia: necesitas triage médico cualificado, no confirmación de agenda. Esa conversación es otra plantilla y, en muchos casos, requiere DPIA por categoría especial RGPD artículo 9.
Centros sin sistema de reservas digital. Si toda tu agenda vive en una libreta o en un Excel, la plantilla no aporta: el cuello de botella está antes, en la digitalización del calendario. Recomendamos primero un Booksy o Cal.com básico y, tras seis meses con datos reales, evaluar el asistente.
Si tu centro está en zona gris, agenda 30 minutos de Discovery y respondemos juntos: cuántos servicios al mes haces, qué sistema usas, cuál es tu tasa de no-show actual y qué porcentaje de clientas activas no han vuelto en seis meses. Con esos datos te decimos si esta plantilla encaja.
Esta es la arquitectura concreta que se despliega. No es caja negra: cada componente está nombrado, justificado y cubierto por un DPA con su proveedor.
WhatsApp Business Cloud API (Meta). El canal de mensajería es WhatsApp Business Cloud, no Evolution API ni soluciones no oficiales. Razón: Meta Cloud es el único canal con templates aprobables, ventana de servicio al cliente de 24 horas y cumplimiento contractual claro para comunicaciones con clientas. La verificación del número y la aprobación de plantillas la gestionamos nosotros en setup. El opt-in y el opt-out de cada clienta queda registrado.
Orquestación: N8N self-hosted. Los flujos que conectan WhatsApp con el sistema de reservas, con la base de datos de clientas y con la cola de tareas de recepción corren en N8N en nuestra infraestructura (Hetzner CX33, Falkenstein). Versión 2.x siempre, por las CVE conocidas en versiones anteriores. La elección self-hosted importa porque queremos control directo del log, del backup y del cifrado en reposo.
Integración con sistema de reservas. Construimos un adaptador por proveedor (Booksy, Treatwell, Glofox o sistema propio) que normaliza las operaciones a un modelo común: consultar_huecos, crear_reserva, cancelar_reserva, reagendar. Si la API soporta webhooks, escuchamos cambios en tiempo real. Si solo expone REST, hacemos polling cada 90 segundos sobre los próximos diez días. Si no hay API documentada, el flujo asíncrono usa una bandeja de tareas que recepción humana valida en horario.
Base de datos clientes: PostgreSQL 16 dedicada. Una base de datos por centro, aislada del resto de la cartera Vexakon, cifrada en reposo. Aquí viven los registros de consentimiento LSSI, el histórico de mensajes y el log de auditoría. Sin esto, el cumplimiento RGPD es palabra; con esto, es trazabilidad.
LLM para FAQ y comprensión: GPT-4o-mini con barreras. El cerebro conversacional es GPT-4o-mini con un prompt acotado a la plantilla de servicios del centro y a una lista de preguntas frecuentes no clínicas (precios, horarios, ubicación, parking, métodos de pago, política de cancelación). Si la clienta pregunta algo fuera de ese ámbito, el agente deriva a recepción humana. Por diseño, no improvisa contenido médico.
Capa de cumplimiento. Cada conversación lleva un disclaimer inicial conforme al artículo 50 del EU AI Act: la clienta sabe que escribe a un asistente automatizado y puede pedir traspaso a humano. El servidor está en la UE. El opt-out se procesa en la siguiente respuesta, sin fricción.
Esta plantilla es chat, no voz. Si en algún momento se valora añadir capa de voz, se trata como ampliación, no como parte del scope estándar.
La plantilla ataca cuatro vectores. Cuántos puntos porcentuales se materializan en tu centro depende de tu volumen, de la calidad de tu integración y de cómo tu equipo adopte el flujo. No prometemos cifras; prometemos arquitectura para atacarlos.
Vector 1 · Confirmaciones automáticas por WhatsApp. Qué hace: 48 y 24 horas antes de cada cita, el asistente envía un mensaje con plantilla aprobada por Meta preguntando si la clienta confirma. Si responde sí, registra confirmación. Si responde no, ofrece reagendar y libera el hueco para otra clienta. Si no responde, recepción ve la cita en una cola de revisión. Qué NO promete: no elimina los no-shows. Reduce los evitables (olvido, falta de recordatorio claro), no los inevitables.
Vector 2 · Reactivación de clientas inactivas. Qué hace: campañas WhatsApp segmentadas a clientas con más de seis meses sin servicio, ofreciendo revisión, retoque de tratamiento o nuevo servicio relevante para su perfil. La segmentación se construye sobre el historial real, no sobre listas masivas. Cuándo se activa: solo cuando los vectores 1 y 3 están estables, normalmente a partir del segundo mes. Supuesto duro: necesitas consentimiento LSSI documentado para comunicaciones comerciales con esas clientas. Sin consentimiento, este vector no se activa.
Vector 3 · FAQ no clínicas. Qué hace: contesta automáticamente preguntas frecuentes que hoy se llevan minutos de recepción al teléfono o al WhatsApp manual. Precios, horarios, dirección y parking, política de cancelación, métodos de pago, qué llevar a la cita. Lo que está fuera de la plantilla cerrada de FAQ se deriva a humano sin intentar adivinar.
Vector 4 · Captura de leads desde WhatsApp Business. Qué hace: cuando entra una conversación nueva por WhatsApp, el asistente identifica si es clienta existente o lead nuevo. Si es lead nuevo, recoge datos básicos (nombre, servicio de interés, ventana horaria preferida) y los entrega a recepción para cierre humano. Qué NO promete: no cierra ventas en frío. Cualifica.
Esta plantilla secundaria no incluye calculadora ROI integrada. La razón es honesta: el rango de variables (volumen, ticket medio, tasa de no-show real, mix entre confirmación y reactivación) es lo bastante amplio como para que un cálculo automático en pieza pública sea más confuso que útil. Para una estimación específica con tus números reales, agenda una llamada de Discovery de 30 minutos. La estimación queda por escrito y forma parte de la propuesta.
Las cifras de la tabla provienen de fuentes públicas verificables en la mayor parte de los casos. Stanpa publica la facturación agregada del sector cosmético y belleza en España, y el INE-DIRCE recoge el directorio de empresas activas. Las URL apuntan a los documentos originales para que puedas cruzar el dato sin intermediación.
Tres de las cifras están marcadas como [ESTIMACIÓN ORIENTATIVA]. Esto significa que provienen de comunicaciones de operadores del sector (Booksy, Treatwell) que publican rangos en sus análisis sectoriales privados, no de un estudio académico revisado por pares. Las usamos porque son los datos disponibles, no porque las consideremos definitivas. Cualquier referencia a tasas de no-show, adopción de reservas online o distribución de canales no es proyección para tu centro: es el rango sectorial dentro del cual te moverás antes de cualquier intervención. Tu situación real puede estar por encima o por debajo.
| Métrica | Valor | Año | Fuente |
|---|---|---|---|
| Tamaño sector salud y belleza España (facturación) | ~14.000 M€ anuales | 2023 | Stanpa · Asociación Nacional Perfumería y Cosmética |
| Centros de estética en España (DIRCE empresas activas) | ~30.000-35.000 centros | 2023 | INE-DIRCE · Directorio Central de Empresas |
Las cifras sectoriales no son proyecciones para Vexakon ni promesas para tu organización. Son referencias del sector. Tus números reales dependen de tu volumen, conversión y procesos.
Los honorarios de setup y la cuota mensual se cierran tras la fase de Discovery, no en pieza pública. La razón es honesta: el coste real depende de tu sistema de reservas concreto, del volumen real de mensajes mensuales y de si hay que construir un adaptador específico. Publicar un precio sin esos datos sería o quedarnos cortos y subir después, o protegernos al alza y cobrar de más.
Tras Discovery recibes presupuesto con setup cerrado, cuota mensual cerrada, lo que incluye y lo que no, y cancelación con 30 días de preaviso, sin penalización ni permanencia.
Esta plantilla es chat, no voz. No hay agente vocal, no hay síntesis de voz, no hay grabaciones automatizadas. Si en el futuro evalúas añadir capa de voz para llamadas entrantes, es una arquitectura distinta (más cercana a la plantilla VS01 dental adaptada a estética) y se cotiza aparte tras Discovery dedicada.
Las duraciones son orientativas: dependen de la calidad de integración con tu software actual y de la disponibilidad de tu equipo para los gates de validación.
